I1: Einsetzung einer Arbeitsgruppe zur Neuaufstellung, Digitalisierung und Prozessoptimierung der Bundesgeschäftsstelle (BGS) – inkl. Fördermittel- und Finanzprozess

ADRESSATEN: Bundesvorstand und Bundesgeschäftsstelle

Der Bundesvorstand wird beauftragt, innerhalb von zwei Monate nach Ablauf der
Bundesdelegiertenversammlung (BDV) eine Arbeitsgruppe „BGS Neuaufstellung“
einzusetzen und dem Bundesausschuss (BA) vorzustellen. Die Arbeitsgruppe soll
innerhalb von von sechs Monaten nach ihrer Einsetzung einen umsetzungsfähigen
Organisations-, Digitalisierungs- und Prozessplan für die Bundesgeschäftsstelle
(BGS), einschließlich Fördermittelstrategie und Fördermittelprozesse, mit
konkreter Zeit-, Maßnahmen- und Ressourcenplanung erstellen.

Das Ziel ist eine professionelle, schlanke, rechtskonforme und digital
arbeitende Geschäftsstelle als operatives Rückgrat des Bundesvorstands, mit
klaren Zuständigkeiten, gesicherten Abläufen, vollständigen Vorlagen und einem
aktiven Fördermittelmanagement zur nachhaltigen Finanzierung.

Die Arbeitsgruppe soll bestehen:

Zusammensetzung der Arbeitsgruppe:

Die Bundesgeschäftsstelle arbeitet in Strukturen, die auf einen kleineren, in
Berlin zentrierten Bundesvorstand mit starkem Fokus auf Einzelaufgaben
zugeschnitten waren. Heute erfordern verteilte Zusammenarbeit, höhere rechtliche
Anforderungen, häufige Wechsel im Ehrenamt und ein gestiegenes Arbeitsvolumen
klar definierte Zuständigkeiten, standardisierte Abläufe und eine durchgängige
Digitalisierung. Ohne eine systematische Neuaufstellung drohen wiederkehrende
Fehler, Wissensverluste und ineffiziente Ressourcennutzung. Ziel ist daher, die
BGS als operatives Rückgrat des Bundesvorstands zu stärken: mit einem schlanken
Organisationsdesign, eindeutigen Verantwortlichkeiten, verlässlichen Freigabe-
und Vertretungsregeln sowie kurzen, praxistauglichen Prozessleitfäden und
geprüften Vorlagen für alle Kernabläufe – von Mitglieder- und Gremienarbeit über
Finanzen bis zu Veranstaltungen, Presse und IT. Ein moderner, integrierter
Digital-Werkzeugkasten (Dokumentenmanagement, Aufgabensteuerung,
Kontaktverwaltung, Ticket- und E-Signatur-System) erhöht Transparenz,
Nachvollziehbarkeit und Geschwindigkeit. Ergänzend sind solide interne
Kontrollen, Monatsberichte und ein verbindliches Berichtswesen notwendig, um
Qualität, Termintreue und Haftungssicherheit zu sichern; ebenso ein
minimalistischer, aber belastbarer Datenschutz- und Compliance-Standard mit
klaren Lösch- und Aufbewahrungsfristen.

Besonderes Gewicht erhält ein professionelles Fördermittel- und
Finanzmanagement. Ein Jahresförderplan mit Fristenkalender, Prioritätenliste und
Projektsteckbriefen sorgt dafür, dass geeignete Programme frühzeitig
identifiziert, Anträge überzeugend gestellt, Mittel vollständig und rechtzeitig
abgerufen und Verwendungsnachweise prüfsicher erstellt werden. Standardisierte
Vorlagen, Checklisten zum Zuwendungsrecht, ein Auflagen- und Fristenmonitor
sowie ein klarer Rollen- und Freigabeprozess (inklusive Vier-Augen-Prinzip)
schaffen Verlässlichkeit. Die Bündelung von Maßnahmen in förderfähigen
Projektpaketen, eine Mehrjahresplanung für wiederkehrende Formate und der
gezielte Einsatz von Kofinanzierung und zulässigen Overheads steigern die
Effizienz und entlasten den Haushalt. Flankierend sichern Onboarding-
/Offboarding-Routinen, ein kompaktes „Playbook“, regelmäßige Schulungen sowie
eine kurze Pilot- und Rollout-Phase den reibungslosen Übergang in den Betrieb
und machen die BGS langfristig stabil, transparent und leistungsfähig.