Diese Tabelle beschreibt den Status, die Antragstellerin und verschiedene Rahmendaten zum Antrag
| Veranstaltung: | RCDS |
|---|---|
| Antragsteller*in: | Valentin Kukuk |
| Status: | Eingereicht |
| Angelegt: | 29.09.2025, 14:44 |
I2: Erstellung eines zweigeteilten Aufgabenbuchs der Bundesgeschäftsstelle (BGS): interne Planungsfassung und externer Servicekatalog
Antragstext
ADRESSATEN: Bundesvorstand und Bundesgeschäftsstelle
Der Bundesvorstand wird beauftragt in Zusammenarbeit mit der
Bundesgeschäftsstelle die Erstellung eines zweigeteilten Aufgabenbuchs
vorzunehmen:
1. Interne Planungsfassung (für Bundesvorstand und BGS)
Zu Beginn jedes Geschäftsjahres legt die BGS eine interne Planungsfassung vor,
die auf den Erfahrungen der Vorjahre aufbaut und die Arbeitsgrundlage für das
Jahr bildet. Sie enthält insbesondere:
Aufgabenfelder, Prioritäten, Meilensteine und Fristen der BGS,
die konkrete Zuteilung von Aufgaben an den Bundesvorstand (inkl.
Vertretungen, Freigaberegeln, Berichtslinien),
Antwortzeitklassen für Anfragen und Standardvorgänge,
kurze Prozessbeschreibungen mit Checklisten für wiederkehrende Abläufe (z.
B. Erstattungen, Vertragsprüfung, Mandatsprüfung,
Veranstaltungsorganisation),
Reporting-Takt (z. B. Monatsbericht zu Eingängen, Durchlaufzeiten, offenen
Vorgängen) sowie eine jährliche Fortschreibung.
2. Externer Servicekatalog (für Mitglieder)
Parallel erstellt die BGS eine öffentliche, verständliche Kurzfassung für
Mitglieder, die:
klar die Zuständigkeiten der BGS je Themenfeld erläutert,
Einreichungswege (Serviceportal/Formular, E-Mail, Telefon) und
erforderliche Unterlagen benennt,
Richtwerte für Antwortzeiten ausweist (z. B. Standard, komplex, Eilfall),
die proaktive Rückmeldung der BGS festschreibt: Bei Ablehnungen oder
fehlerhaften Unterlagen informiert die BGS aktiv, nennt Gründe und erklärt
die nötigen Korrekturen,
moderne Verfahren vorsieht, insbesondere die Online-Einreichung von
Mandatsprüfungsunterlagen sowie Status-Tracking für Erstattungen und
ähnliche Vorgänge.
Fristen und Veröffentlichung
Entwurf interne Planungsfassung: binnen 8 Wochen nach Beschluss an den
Bundesvorstand.
Entwurf externer Servicekatalog: binnen 12 Wochen nach Beschluss,
anschließend Veröffentlichung auf den offiziellen Kanälen.
Pflege: jährliche Aktualisierung beider Fassungen; Benennung eines
verantwortlichen Redakteurs in der BGS.
Begründung
Das zweigeteilte Aufgabenbuch schafft gleichzeitig Planungssicherheit intern und
Transparenz nach außen. Intern werden Aufgaben klar verteilt, Prioritäten
verbindlich gesetzt und Abläufe mit einfachen Checklisten abgesichert – so weiß
der Bundesvorstand frühzeitig, wer was bis wann übernimmt, und die BGS kann
Erfahrungen aus den Vorjahren gezielt nutzen. Extern erhalten Mitglieder einen
serviceorientierten Überblick, wie und wofür die BGS erreichbar ist, welche
Unterlagen benötigt werden und wann mit einer Antwort zu rechnen ist. Besonders
wichtig: Proaktive Rückmeldungen bei Ablehnungen oder Fehlern verhindern
Leerlauf und Nachfragen. Mit Online-Einreichung und Status-Tracking wird die
Abwicklung moderner, schneller und nachvollziehbarer.